📘 Panduan Karyawan · Versi Mobile

Cara Pakai Ayatara HRIS, dari Absen Sampai Ajukan Cuti

Panduan langkah demi langkah untuk karyawan Ayatara Resort Ubud menggunakan EMS (Employee Management System) lewat HP — absen harian, ajukan formulir, cek riwayat, dan lihat penilaian kinerja.

Untuk peran: Karyawan (Employee) Perangkat: Browser HP (Android/iPhone) Bahasa: Indonesia

Daftar Isi

01Cara Mengakses EMS 02Masuk Pertama Kali & Ganti PIN 03Mengenal Menu Utama 04Absen Masuk & Absen Keluar 05Mengajukan Formulir 06Riwayat, Jadwal & Saldo Cuti 07Penilaian Kinerja Saya 08Notifikasi, PIN & Keluar 09Tanya Jawab & Kendala Umum
01

Cara Mengakses EMS

EMS berjalan langsung di browser HP — tidak perlu instal dari Play Store / App Store.

  1. 1
    Buka link EMS yang dibagikan HR lewat browser HP Anda (Chrome, Safari, atau browser bawaan HP).
  2. 2
    (Disarankan) Tambahkan ke Layar Utama — buka menu browser (⋮ atau ikon Bagikan), pilih "Add to Home Screen" / "Tambahkan ke Layar Utama". Ikon EMS akan muncul seperti aplikasi biasa, tanpa perlu buka browser dulu tiap kali absen.
  3. 3
    Pastikan kamera & lokasi HP aktif — dua izin ini dibutuhkan untuk fitur Absensi. Kalau browser menanyakan izin, pilih Izinkan/Allow.
Ikon Ayatara EMS di home screen HP

Layar: Home screen HP dengan ikon "Ayatara EMS" terpasang

💡Simpan link EMS di catatan HP atau minta HR kirim ulang lewat grup WhatsApp departemen jika lupa.
02

Masuk Pertama Kali & Ganti PIN

Akun dibuatkan oleh HR. Login pertama memakai PIN sementara yang wajib langsung diganti.

  1. 1
    Isi "ID Karyawan" dengan NIK Anda, dan "PIN / Kata Sandi" dengan PIN awal dari HR, lalu tombol Masuk.
  2. 2
    Layar "Wajib Ganti PIN" akan langsung muncul di percobaan login pertama — ini tidak bisa dilewati. Masukkan PIN saat ini, lalu PIN baru (minimal 6 karakter, boleh angka saja atau kombinasi huruf+angka), dan ulangi PIN baru untuk konfirmasi.
  3. 3
    Daftarkan Wajah Referensi (opsional, sangat disarankan) — di halaman yang sama, tekan "📷 Mulai Kamera" lalu ikuti panduan oval untuk merekam wajah Anda satu kali. Ini membantu sistem mencocokkan foto absen secara otomatis; foto absen tetap ditinjau HR seperti biasa.
  4. 4
    Selesai — Anda otomatis masuk ke menu utama. Untuk login berikutnya, cukup pakai NIK + PIN baru Anda.
Layar login Ayatara HRIS: ID Karyawan dan PIN

Layar: Form login "Ayatara HRIS"

⚠️Lupa PIN? EMS tidak punya fitur "lupa PIN" mandiri — hubungi HR untuk direset ke PIN sementara, lalu ulangi proses ganti PIN di atas.
04

Absen Masuk & Absen Keluar

Fitur yang paling sering dipakai — dibuka otomatis tiap kali Anda login dari HP.

  1. 1
    Buka tab "Absensi". Kamera depan & lokasi HP akan aktif otomatis — izinkan jika diminta browser.
  2. 2
    Posisikan wajah di dalam oval pada layar. Sistem akan mendeteksi wajah secara langsung dan bisa mengambil foto otomatis begitu posisi pas — atau tekan sendiri tombol "📷 Ambil Foto" kapan saja. Kurang puas dengan hasilnya? Tekan "🔄 Ambil Ulang".
  3. 3
    Tunggu keterangan lokasi muncul di bawah kamera. Absen hanya diterima jika HP berada di dalam radius area properti Ayatara Resort Ubud.
  4. 4
    Tekan "Absen Masuk" di pagi hari, atau "Absen Keluar" di akhir shift — tombol ini otomatis berganti sesuai status kehadiran Anda hari itu.
  5. 5
    Selesai — muncul konfirmasi "✅ Absen berhasil dicatat". Kamera nonaktif sementara selama 10 menit untuk mencegah absen ganda tidak sengaja, lalu aktif kembali otomatis.
Layar Absen Hari Ini dengan panduan oval wajah

Layar: "Absen Hari Ini" — kamera + status jam masuk/keluar

Fitur tambahan di halaman Absensi

🎓
Training Hari IniKalau departemen Anda punya sesi training hari itu, kartu ini muncul di bawah kamera — tekan "Saya Hadir" untuk absen training sendiri, hanya bisa saat jam sesi berlangsung.
📋
Riwayat Absensi SayaDaftar jam masuk/keluar 30 hari terakhir, ditampilkan langsung di bagian bawah halaman yang sama.
⚠️Lupa absen masuk/keluar, atau salah jam? Jangan absen ulang paksa — ajukan lewat formulir Perbaikan Absensi (HR-FRM-007) di menu Ajukan, maksimal H-14 dari tanggal kejadian.
05

Mengajukan Formulir

Semua pengajuan resmi ke HRD — cuti, izin, lembur, sampai koreksi absensi — dilakukan lewat 12 formulir digital ini.

  1. 1
    Buka tab "Ajukan". Di bagian atas ada ringkasan Sisa Cuti Tahunan, Sisa Day Payment (DP), dan Sisa Extra Off (EO) Anda saat ini — tekan "📋 Lihat Rincian DP Saya" untuk rincian per-batch beserta tanggal kadaluwarsanya.
  2. 2
    Pilih salah satu ubin formulir sesuai kebutuhan (lihat tabel referensi di bawah untuk penjelasan tiap kode).
  3. 3
    Lengkapi isian — Nama/ID/Departemen sudah otomatis terisi. Isi tanggal, alasan, dan lampiran (jika diminta), lalu tekan "Kirim Pengajuan".
  4. 4
    Pantau statusnya di tab Riwayat — pengajuan akan ditinjau atasan (HOD) atau GM tergantung struktur departemen Anda.
Grid ubin 12 formulir pengajuan HRD

Layar: "Ajukan Formulir" — grid ubin Cuti & Izin, Koreksi & Lembur

Referensi 12 Formulir

KodeFormulirKapan DipakaiPerlu Diperhatikan
FRM-001🌴 Cuti TahunanMengambil jatah cuti tahunan (AL).Jumlah hari dihitung otomatis dari rentang tanggal.
FRM-002🔄 Tukar LiburMenukar hari libur ke tanggal lain.Tanggal pengganti maks. 30 hari dari tanggal awal.
FRM-003📝 IzinIzin meninggalkan tugas beberapa jam di tanggal tertentu.Cantumkan jam & alasan.
FRM-004🩺 Cuti SakitTidak masuk karena sakit.Wajib unggah surat/keterangan dokter, tanpa kecuali.
FRM-005💍 Cuti MenikahCuti menikah untuk diri sendiri.Default 3 hari sesuai UU Ketenagakerjaan.
FRM-006🤰 Cuti MelahirkanCuti melahirkan.Standar 3 bulan, dapat diperpanjang s.d. 6 bulan; surat dokter wajib jika >3 bulan.
FRM-007🕘 Perbaikan AbsensiLupa absen masuk/pulang, atau salah jam.Maksimal H-14 ke belakang dari hari ini.
FRM-008⏱️ LemburMengajukan jam kerja lembur.Maksimal 4 jam/hari & 18 jam/minggu.
FRM-009⏰ KeterlambatanMelaporkan keterlambatan datang.Cantumkan jam masuk sebenarnya & alasan.
FRM-010🚪 Pulang AwalPulang lebih cepat dari jadwal.Cantumkan jam pulang & alasan.
FRM-012💵 Pengajuan DPMencairkan/mengambil hari Day Payment hasil kerja di hari libur nasional.DP berlaku 3 bulan sejak diperoleh, hangus otomatis jika tidak diambil.

Formulir dikelompokkan di aplikasi menjadi: Cuti & Izin, Koreksi & Lembur, dan Hari Libur & Pembayaran.

06

Riwayat, Jadwal & Saldo Cuti

Satu halaman untuk memantau jadwal kerja, sisa cuti, dan status semua pengajuan Anda.

  1. 1
    Jadwal Saya · 14 Hari Ke Depan — menampilkan jadwal shift yang diatur atasan/HR. Tanda "-" berarti belum ada jadwal eksplisit untuk tanggal tersebut.
  2. 2
    Saldo Cuti — rincian AL (Cuti Tahunan, dihitung dari masa kerja), DP (Day Payment, dari kerja di hari libur nasional), dan EO (Extra Off), lengkap peringatan tanggal kadaluwarsa jika ada.
  3. 3
    Riwayat Pengajuan Saya — daftar semua formulir yang pernah Anda kirim, lengkap tahapan persetujuannya. Tekan "Lihat Detail" pada tiap baris untuk melihat isi lengkap pengajuan.
Layar Saldo Cuti: AL, DP, dan EO

Layar: "Riwayat" — bagian Saldo Cuti (AL/DP/EO)

Membaca status pengajuan

Pending HOD/GM
Diajukan → Ditinjau → Selesai
Approved
Disetujui, proses selesai
Rejected
Ditolak — alasan ditampilkan di bawah judul pengajuan
ℹ️Pengajuan ditinjau oleh atasan langsung (HOD) departemen Anda; untuk departemen tanpa HOD aktif, atau pengajuan dari HOD sendiri, ditinjau langsung oleh GM.
07

Penilaian Kinerja Saya

Melihat (bukan mengisi) hasil penilaian kinerja Anda per periode.

  1. 1
    Buka tab "Penilaian" — halaman ini bertajuk "Penilaian Kinerja Saya" khusus untuk akun karyawan.
  2. 2
    Lihat tabel skor per periode: nama periode (mis. "2026-H1"), skor total, rating, dan status penilaian. Kriteria yang dinilai atasan meliputi Kedisiplinan & Kehadiran, Kualitas Kerja, Kerjasama Tim, Inisiatif, dan Pelayanan Tamu.
⭐
SCREENSHOT
Tabel Penilaian
Kinerja Saya

Layar: "Penilaian Kinerja Saya" — belum ada screenshot untuk halaman iniGanti kotak ini dengan screenshot asli.

08

Notifikasi, Ganti PIN & Keluar

Pengaturan akun ada di pojok kanan atas, terlihat di semua halaman.

🔔
NotifikasiIkon lonceng menampilkan angka merah jika ada pemberitahuan belum dibaca (mis. hasil persetujuan pengajuan). Tekan untuk membukanya.
🔑
Ganti PINBisa dilakukan kapan saja, tidak hanya saat wajib. Sekaligus tempat mendaftar ulang Wajah Referensi jika wajah berubah signifikan.
🚪
KeluarMengakhiri sesi Anda. Disarankan tekan ini jika memakai HP/komputer bersama.
09

Tanya Jawab & Kendala Umum

Kumpulan masalah yang paling sering dialami karyawan saat pertama kali memakai EMS.

Absen ditolak, katanya "di luar radius area"?
Absen hanya diterima jika lokasi HP berada dalam radius area properti Ayatara Resort Ubud. Pastikan GPS/Lokasi HP dalam mode akurat tinggi (High Accuracy) dan Anda benar-benar berada di area kerja saat menekan tombol absen.
Kamera tidak bisa diakses / layar hitam di halaman Absensi?
Browser biasanya memblokir kamera sampai izin diberikan. Buka pengaturan situs di browser (ikon gembok di address bar), izinkan akses Kamera & Lokasi untuk EMS, lalu muat ulang halaman.
Kenapa tombol Absen Masuk/Keluar tidak bisa ditekan (abu-abu)?
Tombol aktif setelah foto berhasil diambil dan lokasi terdeteksi. Pastikan wajah sudah difoto (lihat pratinjau muncul) dan keterangan lokasi di bawah kamera sudah tidak lagi bertuliskan "belum terdeteksi".
Lupa absen keluar kemarin, bagaimana cara memperbaikinya?
Buka tab Ajukan → pilih formulir Perbaikan Absensi (HR-FRM-007) → pilih jenis koreksi "Lupa Absen Pulang" → isi tanggal & alasan. Maksimal bisa diajukan untuk 14 hari ke belakang.
Pengajuan saya berstatus "Pending" terlalu lama, harus apa?
Pengajuan menunggu keputusan atasan (HOD) atau GM sesuai struktur departemen Anda. Hubungi atasan langsung atau HR jika sudah lebih dari beberapa hari kerja tanpa perubahan status.
Sisa DP/EO saya kok berkurang/hangus sendiri?
DP dan EO punya masa berlaku (DP: 3 bulan sejak diperoleh). Cek tanggal kadaluwarsa tiap batch lewat "📋 Lihat Rincian DP Saya" di halaman Ajukan, dan ajukan pencairan sebelum tanggal tersebut.
Lupa PIN dan tidak bisa masuk sama sekali?
Hubungi HR untuk mereset PIN Anda ke PIN sementara. Setelah direset, Anda akan diminta membuat PIN baru lagi di percobaan login berikutnya, sama seperti login pertama kali.